چگونه بیل گیتس در دفترش کار می‌کند؟ ( از زبان خود بیل گیتس )

بیل گیتس را دیگر همه می‌شناسند. اگر ندانند او رئیس غول‌ نرم‌افزاری دنیا مایکروسافت بوده است حتما درباره ثروت افسانه‌ای او شنیده‌اند و هنوز هم با وجود ابرثروتمندانی چون وارن بافت و کارلوس اسلیم کسی نمی‌تواند تصور کند عنوان پولدارترین مرد جهان لایق کس دیگری جز بیل گیتس باشد.

اما در واقعیت او علاوه بر این که یک مدیر فوق‌العاده است شاید بتواند عنوان بزرگترین کارآفرینی که تاریخ به خود دیده است را هم یدک بکشد. روش کاری او این روزها، در کالج‌های کارآفرینی به عنوان یک الگوی فوق‌‌العاده آموزش داده می‌شود. 
در ادامه به ترجمه‌ای آزاد از مقاله‌ای پرداختم که توضیح می‌دهد چطور بیل‌گیتس از کامپیوترش با سه مانیتور استفاده می‌کند یا چطور او با محصولات آفیس در کارهایش موفقیت کسب می‌کند. نکته متمایزکننده این نوشته این است که نویسنده این نوشته کسی نیست جز خود بیل گیتس! 

وقتی شما وارد دفتر کار من می‌شوید احتمالا توجه شما به سه صفحه نمایش تخت بزرگی جلب می‌شود که کنار همدیگر به آرامی آرمیده‌اند. این سه با همدیگر چنان هماهنگ‌سازی شده است که مانند یک مانیتور بزرگ به نظر می‌رسد که مرا قادر کرده است بسیار مفیدتر کار کنم. 
من توی صفحه نمایش سمت چپ Outlook 2007 را باز نگه می‌دارم تا پیام‌های جدیدی را که هر روز به دستم می‌رسد بتوانم داشته باشم. در صفحه نمایش وسطی من پیام‌ها یا نوشته‌هایی را باز نگاه می‌دارم که مشغول نوشتن یا خواندن‌شان هستم. در صفحه نمایش راستی هم یک مرورگر باز است که بلافاصله بتوانم به جستجو در اینترنتم بپردازم. 
من اکثر وقتم را با همکاران و مشتریان می‌گذرانم. برای همین Outlook یک نرم‌افزار بسیار پرکاربرد برای من است. من روزانه حدود 100 ایمیل از کارمندان مایکروسافت و بسیار بیشتر از این عدد از مشتریان و شرکا دریافت می‌کنم. 
این خیلی مهم است که من حرف و فکر مردم درباره محصولات و کمپانی ما را بشنوم. در هر حال من نیاز دارم برای مقابله به خطرات واقعی به اطلاعات بسیار بیشتری از ایمیل‌هایی که به دستم می‌رسد دست پیدا کنم. 

در اوت‌لوک 2007 ما یک سری ابزارهایی قرار دادیم که بسیار نسبت به قبل مدیریت ایمیل‌ها را در حجم بالا ساده کرده است. مخصوصا که اکثر اتفاقات به صورت کاملا اتوماتیک و بدون دردسر می‌افتد. 

یک چیز مهم این است تمام پیغام‌های صوتی، فکس‌ها و پی‌ام ها (instant messages) که به صندوق پستی من فرستاده می‌شود همه از فناوری‌های واحد ارتباطی ما استفاده می‌کند. این سیستم ارتباطی یک مزیت بزرگ دیگر هم دارد و آن هم این که در هر لحظه کاملا می‌شود فهمید کی در دسترس است و کی در دسترس نیست. 
یک چیز خیلی خوبی است که به خاطرش باید تشکر کنم این است که Outlook جدید یک قابلیت اضافه کرده که به من اجازه می‌دهد صندوق پستیم را با تقویمم هماهنگ‌سازی کنم. 

قبلا با استفاده از اوت‌لوک من می‌توانستم وظایف و برنامه‌هایم را برای آینده تنظیم کنم اما هیچ وقت به صورت خودکار با تقویم هماهنگ نمی‌شد. این به شدت کمک می‌کند که شما به روز بمانید و این چیزی بود که واقعا نیازش حس می‌شد. 

کار کردن بهتر با مردم دیگر این روزها از همیشه مهم‌تر و اساسی‌تر شده است. نه تنها در مایکروسافت، بلکه در هر ارگان دیگری هم همین طور است. SharePoint یک نرم‌افزار است که به شما اجازه می‌دهد یک سایت داخلی بسازید برای انجام پروژه‌های داخل شرکت. من متوجه شدم استفاده از SharePoint بسیار برای انجام کارها با هماهنگی بالا حیاتی است. 

برای مثال، هر ساله من یک برنامه اجرا می‌کنم به اسم ThinkWeek که هر کس یک برگه می‌فرستد برای من ( از کارمندان شرکت ) که توی آن درباره یک ایده که می‌تواند مسیر حرکت کمپانی را تغییر بدهد یا یا اسناد مربوط به یک پروژه را دنبال می‌کردیم. 

ما قبلا در نگاه اول توجه خود را معطوف به اسناد می‌کردیم اما اکنون به سادگی یک سایت برای درست کردن پروسه‌ها ایجاد کرده‌ایم. در سال بیش از 350 طرح ثبت می‌شود. نه تنها من آنها را می‌خوانم و برای تعدادی از آنها کامنت می‌گذارم بلکه دیگر مدیران فنی کمپانی هم قادر خواهند بود دیدگاه‌هایشان را در مورد آنها بیان کنند. 

این باعث ایجاد بحث‌های زنده بسیاری و شروع پروژه‌های زیادی می‌گردد که در زمانی که همه چیز روی کاغذ بود، انجام 
آنها بسیار مشکل می‌نمود. 
این نسخه از SharePoint یک سری قابلیت‌هایی اضافه کرده است که به نظر من فوق‌العاده می‌رسد و باعث می‌شود یک شبکه اجتماعی تشکیل بشود . علاوه بر جستجو در شبکه‌های داخلی شرکت‌ها، شیرپوینت شما را قادر می‌سازد تا در میان افراد بر اساس تجربه و تخصص، عنوان شغلی یا دپارتمانی که آنها کار می‌کنند هم جستجو کنید. 
در ثانی، کارمندان قادر خواهند بود به سادگی صفحات شخصی برای خود بسازند و در آنها عکس بگذارند و از تجربیات و دیدگاه و علاقه‌مندی‌های خود بنویسند. 

شیر پوینت به صورت اتوماتیک ارتباط میان هر پرونده و نویسنده‌اش را یافته و ارتباط میان کارمندان یک تیم را با یک دیگر تعیین می‌کند. این باعث می‌شود که کارمندان با تخصص‌هایی یکسان یا کسانی که در یک شاخه به صورت موازی کار می‌کنند را یافته و میان آنها ارتباط برقرار کنیم. برای مثال هم‌اکنون این سیستم برای ارتباط میان 80000 کارمند مایکروسافت در حال برقرار شدن است. 
البته این را هم بگویم که اغلب جلسات به این معناست که با همکاران حضوری دیدار کنم یا با استفاده از ابزارهایی چون آفیس LiveMeeting از راه دور صحبت کنم. من اغلب به ایده‌هایی که مطرح می‌شود فکر می‌کنم و آنها را دنبال می‌کنم.
من سعی می‌کنم همیشه کامپیوتر همراهم را با خودم به جلسات ببرم چون در این صورت با استفاده از OneNote 2007 می‌توانم یادداشت‌برداری کنم از جلسات و بعدا سر فرصت آن‌ها را چاپ کنم یا میان نکته‌هایی که برداشتم جستجو کنم.
بر فرض هم که من Tablet PC را فراموش کنم ببرم در آن صورت می‌توانم متون را اسکن کنم و به صورت یک عکس به OneNote اضافه کنم. یک ویژگی خوبی که در OneNote 2007 اضافه شده است این است که بخ صورت اتوماتیک عکس‌های اسکن‌شده را هم می‌شناسد و در بین آنها هم می‌شود به سادگی به جستجو پرداخت. 

یک زمانی هم به وجود می‌آید که من شدیدا به دنبال این هستم که به اطلاعاتی از یک صنعت یا تجارت دست پیدا کنم یا آنها را بررسی کنم.. با ابزارهای تجسم اطلاعات و هوشمند کسب و کاری که در اکسل 2007 و SharePoint وجود دارد بررسی این اطلاعات که قبلا بسیار مشکل به نظر می‌رسید بسیار ساده‌تر شده است چون حالا دیگر وقتی اطلاعات را در این نرم‌افزارها وارد می‌کنید، آنها در پشت صحنه در یک بانک اطلاعاتی هم ذخیره می‌شوند. و حالا جستجو در میان اطلاعات و به دست‌آوردن ایده‌ها و نگاه‌هایی با واقعیت‌هایی که در حال اتفاق افتادن است بسیار ساده‌تر شده است. 
حالا من خیلی راحت می‌توانم بررسی کنم که مفروضات دخیل در یک پروسه چطور می‌تواند بر بازار یک محصول خاص موثر باشد. 
به هر حال بهبود نرم‌افزارهای آفیس 2007 تاثیر بسیار بزرگی بر شیوه کاری من گذاشته است. فکر می‌کنم هر روز من یک نکته جدید یا ویژگی جدیدی برای انجام کارهایم پیدا می‌کنم و به این دلگرمم که بسیاری از شما هستید که کارهای‌تان را با Office از من هم بهتر و مفیدتر انجام می‌دهید.